Mettre de l’ordre dans ses papiers permet d’y voir plus clair et de mettre de l’ordre dans son esprit, et cela a un impact direct sur la qualité de vie et le temps passé à s'occuper de sa paperasse.

1. Se décider à faire le tri !

La première étape de ce processus c’est la décision même de cette réorganisation. Et pour ça il ne faut pas faire les choses à moitié, mais s’engager à se lancer, à aller jusqu’au bout et à poursuivre ce contrat dans la durée. Car cette démarche n’a de valeur que sur le long terme.

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2. Rassemblez tous les papiers à trier dans un même endroit

Faites le tour de toute la maison pour ne rien oublier. Ne vous interrompez pas pour traiter un papier, contentez-vous de les rassembler. Tout ce qui n'est pas de l'administratif, les cartes postales, les lettres d'amour, les dessins d'enfant, vont à part dans une boîte souvenir.

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3. Définir le système de classement souhaité en déterminant vos besoins.

Avant d’espérer pouvoir ranger toutes les feuilles volantes et tous les courriers qui traînent chez vous, vous devez avoir un système de classement. Il existe plusieurs façons de faire, vous pouvez choisir :

- les chemises cartonnés, jolies et facilitant le rangement,

- les boîtes de rangement, pratiques pour l’archivage,

- les classeurs, faciles à parcourir et protègent les documents,

- les dossiers suspendus, rangés dans un meuble dédié qui permettent d’avoir tout à la même place.

Vous devez classer vos documents de façon logique de façon à ce que quelqu’un d’autre puisse s’y retrouver en votre absence. Pour ça il faut optez pour une organisation la plus simple possible

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4. Identifier les catégories de vos documents administratifs.

Déterminez un plan de classement de vos documents personnels en identifiant chaque grande catégorie de manière claire et précise par une description brève en 1 ou 2 mots maximum. Vous pouvez utiliser une page spéciale pour décrire de manière explicite ce que contient la catégorie.

Par exemple, la catégorie HABITATION / CHARGES sera divisée en différents dossiers pour l’eau, le gaz, l’électricité, le chauffage, le téléphone, le loyer, l’entretien de l’alarme, de la chaudière, du jardin, etc. Bannissez les catégories « Divers » ou « Autre »!

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5. Trier Ne conservez que le strict minimum de vos documents.

Pour chaque document, demandez-vous si avez vraiment besoin de le conserver. Si oui, classez-le. Si non, direction poubelle. Classez vos documents par ordre chronologique de date, c’est-à-dire du plus récent au plus vieux, le plus récent au-dessus.

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6. Éviter de repousser le rangement des documents.

Dans l’idéal, vous devriez classer vos documents au moment où vous les recevez… Mais avouons que souvent il y a 2 écoles :

- La mauvaise école : La procrastination, vous reposez le courrier sur un coin de table en vous disant que vous vous en occuperez plus tard. Dans ce cas, vous perdez un temps précieux car il vous faudra rouvrir chaque courrier pour savoir quoi en faire.

- La bonne école : Elle consiste à faire un pré-classement. En effet, lorsque vous parcourez un courrier, vous en tirez deux informations cruciales et deux actions possibles : "Est-ce important ?" Oui, donc je garde / Non, donc je jette ; et "Dois-je agir ?" Oui, je dois faire une action (par exemple payer une facture) / Non, je n'ai rien à faire (par exemple facture en prélèvement automatique). A ce niveau, la recommandation est donc d'avoir un organiseur de bureau à deux tiroirs : celui du haut servira à ranger les documents pour lesquels vous devez agir et celui du bas pour ceux que vous devez simplement classer. Vous aurez ainsi un premier tri. Vos actions suivantes seront simplifiées et vous gagnerez du temps.

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7. Passez à la dématérialisation tout de suite.

Pour stopper le flux de courrier, passez à la dématérialisation. Au fur et à mesure que vous jetez vos factures et autres documents, notez vos numéros clients, contacts et mots de passe. Puis, en une seule fois, appelez tous les services administratifs, ou écrivez-leur, pour demander à recevoir vos documents par mail ou dans votre espace en ligne.

.Vous souhaitez ranger vos papiers, être coaché pour optimiser votre classement à l'avenir et y voir plus clair dans tous vos dossiers, CASTRES PAPERASSE peut vous venir en aide.

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Des solutions adaptées à chacun peuvent être mises en place. Que ce soit pour un rangement clés en main ou réalisé avec vous pour vous expliquer au mieux mes méthodes, je peux vous seconder et vous donner la base de rangement que vous avez besoin pour remettre en ordre tous vos papiers.

 Cette prestation peut-être facturée à l'heure (voir la rubrique "Tarifs") ou à la tâche suivant la quantité de papiers à trier.

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N’hésitez pas à me contacter pour tout renseignement.